Homeoffice war gestern. Jetzt kommt Workation. Wer bisher von zu Hause aus digital arbeitet, verlegt sein heimisches B�ro in die Berge oder ans Meer. Die Prozesse in den Unternehmen werden weiter digitalisiert und junge Mitarbeitende wollen mehr. Die Kombination aus Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) liegt im Trend. F�r den Arbeitgeber die Aufgaben flexibel und ortsunabh�ngig erledigen und in der anschlie�enden Freizeit schon im Urlaub zu sein, das w�nschen sich viele Arbeitnehmende.
Arbeitgeber, die diesen Benefit anbieten, werden als besonders attraktiv wahrgenommen. Doch es gilt, einiges zu beachten, bevor eine Workation gebucht wird. F�r das Homeoffice im Ausland gelten unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen im Hinblick auf Arbeitsrecht, Steuern, Krankenkasse, Sozialversicherung und Aufenthaltsrecht.
Ohne die Zustimmung des Chefs geht nichts
Selbst wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen das Recht auf Remote Work arbeitsvertraglich einger�umt hat, k�nnen Sie nicht einfach in den Flieger steigen. Um vor�bergehend im Ausland t�tig zu sein, braucht es die Zustimmung des Arbeitgebers. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht nicht. Je nach Aufenthaltsort sind Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag n�tig. Arbeiten Sie ungefragt im Ausland, riskieren Sie eine Abmahnung oder K�ndigung.
Arbeitsrechtlich ist Workation eine Form des mobilen Arbeitens. Bei einem vor�bergehenden Aufenthalt im Ausland bleibt das deutsche Arbeitsrecht weiter g�ltig. Obwohl Arbeitnehmende grunds�tzlich nur w�hrend der regul�ren Arbeitszeiten f�r die Firma erreichbar sein m�ssen, ist zu �berlegen, ob es w�hrend einer Workation gro�z�giger gehandhabt wird. Denn eine gesicherte Erreichbarkeit trotz Distanz und Zeitverschiebung kann als vertrauensbildende Ma�nahme gesehen werden.
Neben der Erreichbarkeit sind die technische Ausstattung, zus�tzliche Kosten und datenschutzrechtliche Aspekte zu kl�ren. Es ist ratsam, vorab zu besprechen, welche Erwartungen die Firma an den Arbeitnehmenden hat. Der Arbeitsfortschritt im Ausland sollte regelm��ig dokumentiert werden, um das Vertrauen aufrechtzuerhalten. Abgesehen von der geplanten Aufenthaltsdauer sind die Umst�nde festzulegen, unter welchen der Arbeitnehmer auf Weisung des Arbeitgebers vorzeitig zur�ckkehren soll.
Doppelbesteuerung vermeiden
Ist ein beruflicher Auslandsaufenthalt geplant, ist meistens die 183-Tage-Regel f�r Arbeitnehmende relevant. Unterschreitet die Dauer der Auslandst�tigkeit ein halbes Jahr, bleiben Sie weiterhin in Deutschland steuerpflichtig, wenn Ihr Wohnsitz und Ihr Arbeitgeber in Deutschland liegen. Die Einkommensteuer wird wie gewohnt durch den Arbeitgeber vom Gehalt abgezogen und abgef�hrt. Die 183-Tage-Regelung bezieht sich jedoch nicht nur auf Arbeitstage. Auch An- und Abreisetage, Wochenenden, Feiertage und Urlaubstage werden bei einigen L�ndern mitgez�hlt.
Werden 183 Tage in einem Land �berschritten, wird es kompliziert. Dann kommt auch das jeweilige Steuerrecht des Landes, in dem die Arbeit erbracht wird, zum Tragen. In der Folge muss gepr�ft werden, welches Land wie viel versteuern darf, damit es zu keiner Doppelbesteuerung kommt. Bereits in der Planungsphase sollten daher unbedingt detaillierte und rechtssichere Informationen zu den l�nderspezifischen Regelungen eingeholt werden.
Aufenthaltsdauer und Land entscheidend
Sozialversicherungsrechtlich gesehen wird das Homeoffice im Ausland inzwischen als eine Entsendung des Mitarbeiters eingestuft. Das ist vorteilhaft, da die jahrzehntelang angewandten Regelungen f�r Auslandseins�tze auf die Workation �bertragen wurden. Auch wenn in diesem Fall die Initiative f�r den Auslandsaufenthalt von dem Mitarbeitenden und nicht von der Firma ausgeht.
Der Antrag auf Verbleib im Sozialversicherungssystem ist vor der Reise durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse des Arbeitnehmenden zu stellen. Somit wird sichergestellt, dass dieser w�hrend der Workation-Zeit weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem bleibt. Dies ist aber nur m�glich, wenn weniger als die H�lfte der j�hrlichen Arbeitszeit im Ausland get�tigt wird und das Land Teil des multilateralen Sozialversicherungsabkommens ist. Dazu z�hlen neben den L�ndern der EU die Schweiz, Norwegen, Island, Australien, Kanada, Quebec, die USA, Brasilien, Uruguay, Chile, Indien, China, Japan, Korea, die Philippinen, Marokko, Tunesien sowie das Vereinigte K�nigreich.
Mit anderen L�ndern bestehen entweder keine oder individuelle Vereinbarungen zur Sozialversicherung im Hinblick auf die gesetzliche Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. F�r die Entsendung ins Ausland gilt eine versch�rfte Regelung. Der Status in der deutschen Sozialversicherung bleibt nur aufrechterhalten, sofern maximal 25 Prozent eines Kalenderjahres im Ausland gearbeitet wird. Dar�ber hinaus muss l�nderspezifisch gepr�ft werden, was gilt.
Trotz des Verbleibs im deutschen Sozialversicherungssystem sollten Arbeitnehmende vor ihrer Workation ihren Versicherungsschutz checken. Eine Auslandskrankenversicherung f�r einen l�ngeren Auslandsaufenthalt ist dringend anzuraten. Auch sollte eine Haftpflichtversicherung einspringen, falls es zu einem versehentlichen Missgeschick kommt. Zu guter Letzt ist zu kl�ren, welche Versicherung im Falle eines Freizeitunfalls einspringt und die Kosten �bernimmt.
Von Freiheit bis Workation-Visa
Innerhalb der EU besteht ein Freiz�gigkeitsabkommen. EU-B�rger k�nnen sich ohne Einschr�nkungen in einem EU-Land aufhalten und dort arbeiten. Jedoch sind die jeweiligen Meldepflichten der L�nder f�r l�ngere Aufenthalte zu beachten. Au�erhalb der EU kann ein Einreisevisum, eine Aufenthaltsgenehmigung oder eine Arbeitserlaubnis erforderlich sein. Einige Staaten wie beispielsweise die Vereinigten Arabischen Emirate bieten ein spezielles Workation-Visum an. Dieses schafft einen rechtlichen Rahmen f�r eine Workation und soll es Arbeitnehmern leicht machen. Die Rahmenbedingungen der Workation-Visa verschiedener L�nder unterscheiden sich jedoch voneinander.
Mit einer guten Vorbereitung gelingt’s
Workation an der Ostsee oder im Allg�u ist einfach. Innerhalb Deutschlands �ndert sich nichts. Bei einem geplanten Aufenthalt in anderen L�ndern steigt die Komplexit�t der Organisation, da jeweils die individuellen Regelungen zu pr�fen und zu befolgen sind. Tipp: Je weniger Aufwand der Arbeitgeber mit den rechtlichen Rahmenbedingungen hat, desto offener wird er sich vermutlich f�r eine solche Arbeits-Urlaubs-Kombination zeigen.
Der Mitarbeitende muss sich in jedem Fall um eine diskrete und ungest�rte Umgebung sowie eine stabile W-Lan-Verbindung k�mmern. Ein �berlaufener Strand oder ein gut besuchtes Stra�encaf� sind eher weniger geeignet als eine ruhige Terrasse mit Meerblick eines privaten Appartements. Gerade im Hinblick auf die Offenlegung von betrieblichen Daten ist dieser Aspekt wichtig. Spezielle Hotels mit Coworking-Ausstattung oder Crowdworking-Spaces in Gro�st�dten bieten sich da an.
Damit die T�tigkeit im Ausland sofort aufgenommen werden kann, ist es hilfreich, sich vorab mit der IT-Abteilung der Firma in Verbindung zu setzen, ob die Berechtigungen passen. Nichts ist schlimmer, als wenn der Netzzugang zu den Firmendaten nicht gelingt. Die notwendigen Kontaktdaten inklusive Telefonnummern sollten daher immer parat sein.
(Pressemitteilung Lohnsteuerhilfe Bayern e.V.)